Un événement ne meurt jamais !

Il fallait bien un titre à la ‘James Bond’ pour ce premier article de ParlonsDeCom’ dédié à la Communication Evénementielle ! Une communication qui aujourd’hui est primordiale pour que vos événements ne soient jamais éphémères.

Organiser un événement n’est pas chose facile car il doit être parfait, et le parfait est source de détails dont chaque maillon a son importance. Parmi les différents types d’évènements, nous allons aborder ici l’élaboration d’une communication digitale efficace autour d’une conférence.

Pour une expérience réussie,  il vous faut d’abord choisir un lieu avec un wifi performant. Attention à tous ces lieux qui disent avoir du wifi et qui loin s’en faut, ne suffit pas toujours ! Le wifi ça s’optimise ! Pour ne prendre aucun risque, surtout si vous utilisez des applications dédiées à l’événement, faites un audit du lieu afin de vérifier que vous n’avez pas besoin d’implanter des antennes supplémentaires. 

Rien ne peut se voir ni se faire savoir sans une communication événementielle ultra-performante : AVANT, PENDANT, ET APRES.

La stratégie de ParlonsDeCom’ est d’expliquer le plus souvent possible ‘le pourquoi du comment’ à travers des cas concrets pour que cela vous soit plus parlant !

L’événement qui nous intéresse ici concerne le BoostCamp organisé par l’association des Digital Ladies & Allies à Aix en Provence le 31 Août dernier.

Alors, commençons par l’AVANT !

Pour optimiser l’impact de votre conférence, il est incontournable de capitaliser sur les réseaux sociaux.

L’HASHTAG #

On ne le dira jamais assez… La création de l’hashtag de votre événement est essentielle. Ce sera votre marque, votre empreinte sur les réseaux sociaux ! En effet, sans hashtag, vos participants échangeront  photos et commentaires dont vous n’aurez aucune visibilité et surtout aucune maîtrise.

Pour le créer, il faut :

  • Le personnaliser au plus près du nom de votre événement tout en restant court afin qu’il soit facile à retenir et rapide d’utilisation. Les participants l’adopteront d’autant plus aisément dans leurs commentaires pendant les moments clés de votre conférence.
  • Créer une veille et le tester pour s’assurer qu’il n’est pas utilisé par d’autres entreprises.

Qui dit hashtag dit Twitter et Instagram.

Twitter est tout simplement LA plateforme la plus efficace pour non seulement communiquer avec les participants mais aussi pour que chacun puisse suivre votre événement pendant le jour J ! Instagram est celle qui vous permettra de partager photos et visuels.

Pour les Digital Ladies le choix s’est porté sur #BoostCamp. La pertinence de ce choix est liée au lieu ‘The Camp’ à Aix en Provence. Très inspirant, il a eu une grande importance dans l’organisation générale de la conférence.

LE TEASING

En complément des invitations envoyées à vos invités, nous vous conseillons de communiquer en amont sur les réseaux sociaux afin de donner de la visibilité à votre hashtag.

L’association des Digital Ladies & Allies l’a bien compris. Une stratégie de tweets percutants pour annoncer la conférence et créer une émulation autour du programme a porté ses fruits. En voici quelques exemples :

PENDANT

Votre hashtag # doit être visible dès l’accueil de vos participants, imprimé sur tous les documents (programme,…) et si possible sur chaque slide des présentations faites à l’écran.

Prévoir un Live Tweet !  Il permet d’animer et de relayer en direct votre événement.

2 Façons d’appréhender les live tweets lors de votre conférence :

  • Soit vous comptez sur la spontanéité des participants.
  • Soit vous planifiez une politique dédiée avec un ou plusieurs des community managers en interne ou une équipe externe comme la Brigade du Web.

C’est pendant votre conférence que toute la puissance de votre hashtag va faire la différence ! Imaginez toutes les personnes qui n’ont pas pu venir écouter vos speakers et experts et qui vont pouvoir suivre votre événement en direct ! Si votre live tweet s’articule bien, les messages essentiels seront transmis à vos followers.

APRES

C’est maintenant que vous allez consolider la pérennité de votre conférence en remerciant dans un premier temps vos participants, vos speakers, et votre équipe en partageant les moments clefs de l’événement avec la diffusion de photos, vidéos, articles de presse…

Les Digital Ladies & Allies ont très vite envoyé un Tweet de remerciement donnant des détails sur le succès de l’événement :

Une superbe vidéo relatant l’ensemble de la conférence a été réalisée et diffusée 48h après le #BoostCamp :

Le taux d’engagement sur Twitter a été impressionnant. Plus de 7000 tweets ont été partagés pendant toute la durée de l’événement et peuvent dorénavant être lus sur le #Boostcamp. Plusieurs articles de presse sont aussi parus par la suite, dont :

Il y a des journées que l’on oublie pas. Le Boostcamp des Digital Ladies & Allies 2018 en fait partie

Digital Ladies & Allies se mobilisent pour la mixité numérique #Boostcamp  

Les Digital Ladies à The Camp. Candide au #Boostcamp

A The Camp, Les Digital Ladies & Allies veulent promouvoir l’innovation au benefice de l’humain

Pour finaliser cet article, voici quelques trucs et astuces pour optimiser vos illustrations :

Pour créer un GIF rapide et efficace, n’hésitez pas à utiliser les applis GIF Maker ou encore GIF Keyboard, et pour créer une animation vidéo simple d’utilisation, l’appli Movie Maker.

Remerciements à Solenne Bocquillon-LeGoaziou et Nathalie Ollier pour leurs excellents conseils concernant la création de leurs animations ‘teasing’. Crédit photo d’ouverture : Jean Louis Carvès 

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